为进一步做好学院基本建设档案（以下简称基建档案）的管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用维护和改建、扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、原国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法规，结合本校实际，特制定此细则（含附表）。

一、基建档案工作基本原则

（一）学院基建档案是指在基本建设管理和基本工作项目活动过程中，从酝酿、决策至建成、使用的全过程直接形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档，有保存价值的，包括基建项目的提出、调研、可行性勘察、评估、决策、计划、探测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字资料、图纸、图表及配套的声像、微缩、电子档案等。主要包括三部分：

1．基建综合管理档案；

2．基建项目档案（包括基建工程项目和维护项目两种）；

3．房产房改档案。

（二）基建档案是学院基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建档案工作的依据，必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、安全和有效利用。

（三）基建档案工作必须纳入基建工作中，基建档案经费在基建经费中开支。基建档案工作必须实行“三参加”，即：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作。基建档案工作必须实行“三纳入”，即：将档案工作纳入工程计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理，即：项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。

二、基建档案范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须是对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件；

2．归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；

3．归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律、保持有机联系，与建筑物完全一致并具有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、工程准备阶段文件、设计文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、修缮工程文件、房产房改文件、零星工程平文件等方面，具体范围见附件；

2．归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（三）不归档的文件材料

1．正式施工前的草图、未定型图纸；

2．重份文件和重份图纸；

3．无查考价值的临时性、事务性文件。

三、基建档案的归档要求与立卷方法

（一）形成积累

1．学院综合档案室对应归档基建档案材料进行业务上的监督及指导，督促、指导基建部门兼职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作；

2．基建部门对每项新建项目的档案材料负责。基建（维修）过程中产生的审计、财务等文件材料由相应的部门负责归档；

3．基建部门应指定一位负责人分管基建档案工作，并指定一名工程技术人员为兼职档案员，对每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案材料，做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作；

4．基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。基建档案材料收集、整理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理工作；重大项目在验收前一个月应做好归档预检工作。待项目竣工后，由基建部门兼职档案员统一归档，交学院综合档案室；

5．基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料，最后统一交学院综合档案室；

6．基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关；

7．归档时必须有竣工图。必须坚持边施工边编制的原则，工程做完，竣工图编制完。竣工图一律使用新的蓝图。竣工图应逐张加盖竣工图章，图章规格尺寸50mm*80mm。竣工图应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图章内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监；

8．归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。一律用墨水或墨汁书写，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。归档的文件材料一律用原件；

9．凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写更改通知书，并履行批准手续；

10．学院基建部门要定期检查、绘制本校的总体规划图、设计总平面图以及学校水、电、气、通讯等管网图，并整理、立卷移交学校综合档案室；

11．学院各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，有关部门必须负责照相后动工，照片应同施工后材料一同归档。

（二）整理组卷

1．基建项目结束后（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作；

2．根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在项目卷首，其余材料按文件性质分别组卷；

3．文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。用地通知书、建设规划许可证、土地使用证、报建图等管理性文件及其附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图（更改图排列在被更改图之前）；

4．基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订；

5．无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一则的右下角。蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，在每件文件材料的右上角盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

（三）归档验收

1．学院综合档案室必须是基建项目验收小组成员，会同基建部门负责对基建文件材料的验收工作；

2．基建项目初步验收前，学院综合档案室专职人员（或委托基建部门兼职档案员）对准备归档的基建文件材料进行初步验收后，出具证明，方可组织工程竣工验收；

3．工程全部竣工验收后，要在两个月内，完成整理、立卷、归档工作，档案目录在三个月内向综合档案室移交，两年内将档案实体向综合档案室移交。维修工程竣工后，要在一个月内，完成整理、立卷、归档工作，六个月内向学校综合档案室移交。技术负责人对归档的档案材料加以审查并签字，做到审批手续完备；

4．工程竣工验收的同时移交施工技术档案，经学院档案室验收合格后，方能进行财务结算；

5．基建档案验收报告应包括以下内容：

（1）项目档案情况；

（2）项目档案工作管理体制，档案管理制度；

（3）项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；

（4）竣工图编制情况及质量；

（5）项目档案材料的接收、整理、管理工作情况；

（6）存在的问题及解决的措施；

（7）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用等。

四、基建档案的管理

（一）学院综合档案室负责对基建档案的接收，并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。

（二）基建档案的保管期限分为短期（十五年以下）、长期（十六至五十年）、永久（五十年以上）三种。长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

（三）对保管期限已满的基建档案必须经学校档案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料，必须办理审批手续、并登记造册后方可处理。

（四）已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审核清单，经基建部门分管负责人同意，并在档案备考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

五、基建档案的开发利用

1．积极开展利用工作，编制检索工具，定期编制基建档案汇编和编辑参考资料，更好地为利用者服务；

2．借阅基建档案按学院档案利用制度办理借阅手续，用完后及时归还。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。

六、基建档案工作岗位职责

（一）基建管理部门领导的职责

1．基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各有关部门执行；

2．定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建工程进展同步；

3．项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求；

4．提出基建档案材料的案卷保管期限和密级；

5．参加基建档案材料的鉴定工作。

（二）学院综合档案室职责

1．贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定学校基建档案工作规章制度；

2．监督、指导、检查基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作；

3．负责基建档案材料的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

（三）基建部门兼职档案人员职责

1．负责基建文件材料的形成、积累、保管、整理和立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统；

2．根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档；

3．接受档案部门的业务指导和监督检查，按规定时间向学院综合档案室移交档案。

七、本细则由学院综合档案室负责解释。

八、本细则自二○○七年九月一日起实施。